Een doolhof van opties… Kan het niet makkelijker?
Laatst had ik een gesprek met een klant die gefrustreerd was over zijn Microsoft 365-licenties. “Ik betaal me scheel, maar ik weet eigenlijk niet eens wat ik nou echt nodig heb,” zei hij. En eerlijk? Hij is niet de enige.
Microsoft heeft een indrukwekkend aanbod aan licenties; Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F3… En dan nog al die add-ons en verborgen kosten. Voor veel bedrijven is het een wirwar waarin ze zonder duidelijk plan vaak te veel betalen of juist cruciale beveiliging missen.
De grote vraag is: kan het niet anders en efficiënter? Laten we erin duiken!
Microsoft heeft voor bijna elke denkbare situatie een licentie, maar dat betekent ook dat je zonder duidelijke strategie snel te veel betaalt. Een paar klassiekers:
- Microsoft 365 Business Basic → Goedkoopste optie, vooral handig voor bedrijven die alleen online werken en geen behoefte hebben aan lokale Office-apps.
- Microsoft 365 Business Standard → De standaardkeuze met desktop-apps en cloudopslag, prima voor de meeste MKB’ers.
- Microsoft 365 Business Premium → Zelfde als Standard, maar met extra security en beheeropties.
- Microsoft 365 E3 & E5 → De enterprise-oplossingen met meer compliance, security en geavanceerde tools zoals Power BI en telefonie-opties.
- F3, E1, E3, E5 voor frontline- en enterprise-gebruikers → Speciaal voor productiemedewerkers en grotere organisaties.
En dan heb je nog Exchange Online, Defender, Intune, Azure AD Premium, en allerlei extra’s die je “moet” hebben als je het écht goed wilt regelen.
Veel bedrijven betalen te veel (en weten het niet eens)
Wat vaak voorkomt: bedrijven nemen een duurdere licentie “voor de zekerheid”, terwijl ze de helft van de functionaliteiten niet gebruiken. Of andersom: ze pakken de goedkoopste optie en komen later in de knoei omdat ze essentiële security- en beheerfuncties missen.
Voorbeeld: een zorgorganisatie met 50 medewerkers die Business Standard gebruikt, terwijl Business Premium hen veel betere beveiliging biedt tegen minimale extra kosten. Of een mkb-bedrijf dat E3 heeft voor alle medewerkers, terwijl alleen het IT-team en de managers die geavanceerde features nodig hebben.
Hoe maak je dan een slimmere keuze?
1. Check wat je écht nodig hebt
• Zijn lokale Office-apps noodzakelijk of werkt iedereen in de browser?
• Hoe zit het met security? MFA, Intune, Defender?
• Hebben medewerkers echt al die premium functies nodig?
2. Vermijd de standaardkeuze
Veel IT-dienstverleners rammen standaard Business Standard of E3 door. Maar een mix van licenties kan vaak veel efficiënter en goedkoper zijn.
3. Doe regelmatig een licentie-audit
Mensen verlaten je bedrijf, nieuwe medewerkers krijgen licenties die niet meer kloppen… Regelmatig even door je licenties heen gaan kan je bakken met geld schelen.
Kan het niet anders en efficiënter?
Ja, zeker. Maar dan moet je er bewust mee omgaan. Microsoft biedt veel flexibiliteit, maar juist dát zorgt voor keuzestress en verspilling. De oplossing? Slimmer licenties combineren, regelmatig checken wat echt nodig is en niet zomaar de duurste optie kiezen “voor de zekerheid”.
Twijfel je over je licenties? Een korte audit kan zomaar een besparing opleveren zonder in te leveren op functionaliteit.
Meer weten? Laten we eens sparren over hoe je Microsoft 365 écht optimaal inricht voor jouw organisatie.
